Bristande kommunikation anses vara den mest förekommande anledningen till att större och mindre projekt misslyckas. Oavsett vilken bransch det handlar om. Oavsett om vi pratar om privata eller jobbrelaterade projekt. Men att lyckas med kommunikation är inte medfött.
”Men du hör ju inte!” ”Men du lyssnar ju inte!” ”Men du hör ju inte!”
Ni som kommer ihåg “Yrrol” (ni andra ska absolut se filmen!) vet vad jag hänvisar till:”Du hör ju inte!, ”Ja, men du lyssnar ju inte!”, ”Men du hör ju inte!”, ”Ja, men du lyssnar ju inte!” Och så allt från början igen..
Lyssna först. Den största anledningen att vi kommunicerar fel är att vi inte lyssnar för att förstå, vi lyssnar för att svara. Mycket förekommande i uppstarten av projektet.
- personen som heeela tiden upprepar “mh” under tiden du pratar lyssnar inte
- personen som under tiden du pratar gör små fix i form av att boka i kalender kommande möten lyssnar inte
- jag vill inte nämna multitaskare här men du förstår säkert vad jag menar
Första steget till att bygga bra kommunikation är att förstå behovet och målet. Om vi inte lyssnar på det vad vår projektmedlem eller partner har att säga och koncentrerar oss endast när det bli vår tur att prata så lyckas vi aldrig skapa grunden till kommunikationen. Och detta går att träna på: lyssna och vara närvarande.
“Så här kan man också göra men det bli inte rätt”
”Så här har vi alltid gjort”. Sedan finns det en del som låter dig prata och utveckla dina tankar kring kommunikationsregler eller själva projektet men så fort du är klar med det du vill säga så kommer de med ”så här har vi alltid gjort” resonemanget.
- personen ovan som faller tillbaka i egna välbekanta lösningar och kommunikationer är i princip omöjlig att samarbeta
Kommunikationen handlar alltid om en dialog och byggs i samband med hur varandras behov definieras. Agerande som ovan är inte bara dödande för själva projektets framgång men även skadlig för teamkänslan. Den som inte var med om “förr” är utanför. Och detta går att träna på: lyssna och tillåt dig att vara mottaglig mot nya ideér.
“Regler och strategier? Bara improvisera och brainstorma! ”
Att kommunicera är att lyssna, vara öppen mot nya idér och ha viljan att förändra men även att ha klar vision och mål av vad man vill åstadkomma annars är det ganska lätt att hamna på vilseledande och intetsägande villospår.
- personen motsätter sig i princip alla nya kommunikationsverktyg (jobbigt att lära sig nytt) eller regler som tas upp i samband med att kommunikationsformer struktureras (kreativiteten skapas inte i handbojor!)
För att kommunikationen ska fungera måste alla parter känna till spelreglerna och ta hänsyn till varandras insatser. Och därför bör du och dina partners vara förberedda inför möten och medvetna om mötets mål och syfte. I annat fall är det lätt att mötet flummar till. Och detta går att träna på: lyssna, var öppet och strukturera i förväg det du vill prata om.
Att lyckas med kommunikation är ingenting medfött: ta fram en kommunikationsstrategi
Att lyckas med kommunikation är ingenting medfött. Det rör sig snarare om träning av förmågan att lyssna, vara förändringsbenägen och strukturerad.
Och oavsett ovan så behöver varje projekt starta med framtagande av en kommunikationsstrategi: strategidokument och överenskommelser kring kommunikationens syfte, mål och begränsningar med tydligt mandat och ansvarsområde.
Det behöver inte vara en komplicerad process eller helt kompendium! Gör det enkelt men sätt reglerna för annars riskerar du att dina projekt misslyckas! Vem satt kommunikationsstrategi för reportern nedan?
Kommentera